Comunicazione aziendale: 9 modi per migliorare il team

La comunicazione è alla base di ogni rapporto umano, perché non dovrebbe esserlo anche nell’ambiente di lavoro?

Una comunicazione aziendale efficace è in grado di evitare molte incomprensioni, risolvere problemi e migliorare il rapporto sia con i propri colleghi che con i clienti.

Un buon ambiente di lavoro è fondamentale per aumentare la produttività del team, ridurre lo stress e risparmiare tempo che può essere sfruttato in modo più proficuo.

Per fare questo è necessario migliorare il proprio modo di comunicare diventando un esempio per il proprio team e per i colleghi.

Ecco 9 strategie per migliorare la comunicazione aziendale, sia in realtà piccole che in imprese di grandi dimensioni.

1. Sviluppare l’ascolto

La più grande virtù della comunicazione in qualsiasi situazione è quella dell’ascolto.

Saper ascoltare gli altri, farli sentire importanti e compresi è fondamentale per instaurare un rapporto umano sano, privato o professionale che sia.

Quando parli con un collega, un cliente o un collaboratore esterno, cerca di dedicargli tutta la tua attenzione. Chiudi la porta per non essere disturbato e, se ricevi una telefonata, sottolinea il fatto che sei momentaneamente occupato e che richiamerai una volta libero.

Nella comunicazione aziendale è importante non far sentire l’altro a disagio. Se ti distrai mentre sei con lui potrebbe pensare che la sua presenza non sia gradita.

2. Organizzare riunioni intelligenti grazie alla comunicazione aziendale

Il momento della riunione potrebbe essere percepito dalla maggior parte dei collaboratori come una perdita di tempo ed un momento poco utile per l’azienda.

Questo non è assolutamente vero perché avere un team sempre aggiornato sulle attività da fare e sulle strategie è fondamentale per il successo di un business.

Per rendere profittevoli le riunioni è necessario migliorare la comunicazione aziendale fissando l’incontro con anticipo, incoraggiando domande da parte di tutti i partecipanti e scegliendo una figura di riferimento che prenda appunti e riassuma le parti salienti alla fine della riunione.

3. Parlare one to one

Nel momento in cui devi avere un confronto con un’altra persona sul luogo di lavoro è importante parlare direttamente con l’interessato.

Se non ha svolto al meglio un incarico, ha avuto una mancanza o una distrazione, non metterlo in imbarazzo facendogli notare il problema di fronte a tutti i colleghi.

Una buona comunicazione aziendale si basa sul confronto diretto e soprattutto costruttivo affinché, chi ha commesso l’errore, possa comprendere ed evitare di ripeterlo in futuro.

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Ascoltare e confrontarsi è la base per una comunicazione sana

4. Utilizzare un tono di voce appropriato nella comunicazione aziendale

La comunicazione è un insieme di tantissime sfaccettature ed una delle più importanti è il tono di voce che viene utilizzato.

Uno stesso messaggio riferito con diversi toni può portare con sé significati completamente diversi.

Cerca di sembrare fermo ma non arrogante o, al contrario, impaurito perché solo così i tuoi colleghi capiranno a fondo quello che intendi comunicare e non ci sarà posto per i fraintendimenti.

Soprattutto chi detiene un ruolo di prestigio all’interno della gerarchia tende ad utilizzare toni che spesso intimidiscono o, addirittura, incutono paura.

È fondamentale ricordare che i lavoratori sono prima di tutto esseri umani e che devono essere trattati come tali in qualsiasi situazione.

5. Gestire il linguaggio del corpo

La comunicazione aziendale non si basa solamente sulle parole ma è necessario porre la propria attenzione anche sulla gestualità.

La postura, il modo di muovere le mani, il contatto visivo, sono tutti elementi che contribuiscono a fornire un messaggio molto particolare all’interlocutore.

Se devi trasmettere una semplice informazione, ma il tuo corpo tende a prevaricare sulla persona con la quale stai parlando, questa percepirà un’aura negativa e si metterà sulla difensiva.

Mostrati sempre rilassato, soprattutto se ti trovi a capo di un team composto da più elementi.

6. Comunicazione aziendale creativa

Per far sì che tutto il tuo gruppo comprenda le informazioni che vuoi trasmettergli, non limitarti ad esporle con le parole.

Utilizza dei grafici o delle presentazioni su Power Point per mostrare qualcosa di tangibile e far sì che tutti siano allineati con le strategie da portare avanti.

Inoltre, tante persone tendono a distrarsi quando un soggetto parla per un lungo periodo di tempo mentre si sentono molto più coinvolte quando devono concentrarsi su immagini o grafiche.

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Controlla il tono di voce, la gestualità e il modo in cui comunichi i tuoi messaggi

7. Incoraggiare i feedback

I feedback sono fondamentali nella comunicazione aziendale. Questo è vero sia internamente, tra colleghi, sia nei confronti dei clienti.

È importante cercare di capire se il messaggio che si intendeva veicolare è stato compreso a fondo e se ha portato i risultati sperati.

Non temere le critiche perché sono un punto di partenza per potersi migliorare. Prendi ogni freedback in modo costruttivo per il benessere dell’azienda.

Al fine di incentivare questa importante fase di analisi, organizza degli incontri basati sul confronto reciproco o fai dei follow up per verificare i risultati prodotti dalla tua comunicazione.

8. Rispondere ai reclami

Nel momento in cui arriva un feedback negativo o un reclamo riguardo ad un’attività, un incarico, un prodotto ecc., è fondamentale mostrarsi pronti ad una risposta.

Se la persona che ha esposto il reclamo può parlarne direttamente con te per trovare una soluzione, percepisce che il suo problema è importante e avrà un atteggiamento positivo nonostante il disagio.

Come abbiamo già specificato, la comunicazione si basa sull’ascolto e sull’apertura verso il proprio interlocutore.

9. Migliorare la comunicazione aziendale con il cliente

Un’azienda non ha solamente relazioni interne, bensì anche con il mondo esterno.

Per un’azienda è di fondamentale importanza il rapporto che ha con la sua clientela e, proprio per questo motivo, è necessario riuscire a relazionarsi nel migliore dei modi.

Ciò che abbiamo detto è fondamentale in ogni momento della vendita ma lo è ancora di più all’interno del servizio clienti perché devi riuscire a trovare sempre una soluzione alle problematiche sollevate, cercando un punto d’incontro finché non si raggiunge la decisione finale.

La comunicazione aziendale però non finisce qui perché puoi sempre mantenere dei canali aperti con i tuoi clienti per sapere come si stanno trovando con il prodotto o servizio che gli hai venduto e se sono abbastanza soddisfatti da consigliarlo ai propri amici e conoscenti.

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