Gestione dei beni aziendali: guida pratica
Clelia Tesone
Aggiornato il 14 Maggio 2021
 

La gestione del patrimonio aziendale è, mai come oggi, un argomento particolarmente discusso. La persistente crisi sanitaria, che stiamo attraversando in questi mesi, ha reso decisamente attuale, il tema della pianificazione e della protezione del patrimonio aziendale.

Di regola la gestione del patrimonio si basa su 3 step da seguire. E’, infatti, opportuno, prima, individuare i rischi che impattano sul patrimonio aziendale, verificare quali si possono realizzare e scegliere i rimedi da adottare.

Tuttavia, il presente momento storico, è tale da aver ben chiari sia i rischi sia l’impatto sulle aziende. Per evitare eccessive perdite è, quindi, necessaria una doppia modalità di intervento. La prima è volta a tamponare gli effetti immediati della crisi economica, la seconda, in un’ottica futura, volta a progettare un piano di intervento sulla gestione stessa dell’impresa.

Proprio per tale ragione, vogliamo presentarti questa guida, che ti consenta di individuare sia gli istituti che possono venirti in soccorso in questo momento, sia offriti alcune indicazioni per programmare la ripartenza.

1. Cosa si intende per gestione

Preliminarmente sembra opportuno definirti il concetto stesso di gestione. Invero, il concetto si presta a molteplici declinazioni, a seconda di diversi livelli interpretativi.

Il sistema di gestione è fondato su 2 nuclei strettamente connessi in una relazione. La prima componente comporta la formulazione degli obiettivi strategici, che l’azienda mira a conseguire, anche in una prospettiva di scelte future. La seconda è l‘attività manageriale, che consente il conseguimento di predetti obiettivi.

La gestione deve essere necessariamente supportata da un piano, da uno schema o un progetto. Gli ambiti di applicazione, come abbiamo potuto vedere, sono molto numerosi: si passa dall’ambito economico, a quello politico, all’urbanistica, alle scienze sociali.

La gestione, intesa in senso ampio, consta di 3 momenti fondamentali.

Il primo di questi è la c.d. gestione in senso stretto, ossia l’attività volta ad assolvere il compito di valutare la fattibilità delle idee, e convertirle in atti esecutivi.

Un secondo momento è invece la gestione. Questa serve a tradurre gli obiettivi formulati nell’ambito della pianificazione di gestione in scelte concrete, tenuto conto delle risorse di cui si dispone.

Infine, il controllo che serve ad analizzare le differenze che sorgono tra quanto e quanto realizzato.

Se vorrai, quindi, porre in essere questa articolata attività, dovrai allora tenere bene a mente quali sono gli elementi che devi considerare:

  • stabilire quali sono i macro obiettivi a lungo termine;
  • definizione e comunicazione delle strategie;
  • attuazione delle strategie mediante la definizione degli obiettivi a breve termine;
  • assegnazione degli obiettivi e loro raggiungimento;
  • misurazione, comparazione e verifica dei risultati ottenuti rispetto a quelli programmati inizialmente.

2. Gestione dei beni aziendali: come si realizza una programmazione?

Fatti brevi cenni sulla gestione, vorremmo ora spiegarti come puoi procedere ad un’attività di programmazione aziendale. Ti forniremo allora alcuni utili indicazioni per redigere un adeguato programma, secondo molteplici modalità.

La programmazione costituisce la fase immediatamente preordinata alla gestione, con la quale dovrai individuare gli obiettivi generali che hai intenzione di perseguire. Con questo processo si vuole trasformare quelle che sono le linee guida contenute nel piano in azioni operative. Ovviamente per stabilire come procedere alla realizzazione del programma dovrai stabilire un budget.

Veniamo allora alla descrizione di come procedere alla scelta e al calcolo delle risorse necessarie a conseguire i risultati sperati.

2.1. Come si stabilisce un budget?

Certo forse una delle fasi più delicate nell’esercizio della tua attività di impresa è la definizione del budget, però è essenziale al fine di garantire la gestione del patrimonio aziendale.

Il budget costituisce il metodo attraverso il quale si esprime la programmazione. Esso è la quantificazione in termini monetari di programmi aziendali, relativo alle future operazioni di gestione che intenderai porre in essere. In pratica, gli obiettivi strategici previsti in sede di gestione devono essere disaggregati in obiettivi di gestione operativa, i quali costituiranno i presupposti per la definizione del tuo budget.

Ovviamente funge anche da guida per il manager, il quale nell’esercizio dell’attività di gestione dovrà attenersi ad esso, per evitare gravi pregiudizi economici all’azienda.

La costruzione del budget si sviluppa secondo più fasi.

In primo luogo, è necessario ricorrere ai piani di azione pluriennali dai quali emergono gli obiettivi di vendita si dovranno perseguire nell’esercizio. In tal contesto, si procede alla predisposizione del piano integrato di vendita, produzione e scorte.

Così potrai stabilire i quantitativi di beni che devono essere prodotti sia per la vendita, sia per la giacenza di magazzino, necessaria per evitare interruzioni nella produzione.

Segue, quindi, il budget tramite il quale dovrai stabilire il costo di produzione dei singoli prodotti. Dal budget commerciale emergono i ricavi delle vendite e i costi commerciali, fissi e variabili.

Dovrai procedere poi alla redazione dei budget delle strutture centrali, tra cui assume particolare rilevanza il budget degli investimenti. A conclusione di questo processo ci sono i budget aziendali, tra cui abbiamo il budget di tesoreria, il budget economico e quello patrimoniale.

2.2. Cosa si intende per forecast?

Il forecast è sicuramente un termine che ti è molto meno noto di budget. Tuttavia è un ottimo strumento di gestione del patrimonio aziendale. Quindi cercheremo di darti una breve descrizione.

Il forecast costituisce uno strumento per il controllo di gestione. La sua funzione essenzialmente è come quella del budget di esercizio. Tuttavia, tale strumento si caratterizza per l’indicazione sia dei dati previsionali che consuntivi.

Durante l’esercizio può accadere che sopravvengono eventi che incidono su quello che era il budget previsto in origine. Quanto ipotizzato a budget potrebbe non rivelarsi coerente alla dinamica gestionale che si ha a consuntivo.

Tuttavia se si modificasse il budget ogni volta che ci si accorge di errori nelle previsioni, verrebbe meno il suo significato di strumento di controllo preventivo e diventerebbe uno strumento di controllo a consuntivo.

Per ovviare a tale problematica si ricorre appunto al forecast.

Il flusso di informazioni contenuto nel forecast è composto in parte da rilevazioni consuntive, quelle cioè realizzatisi fino alla data di redazione dello stesso, e in parte da rilevazioni previsionali, in considerazione del periodo che va fino alla fine dell’esercizio.

Ad esempio, il forecast redatto alla fine del primo trimestre, quindi a fine marzo, conterrà 3 mesi di consuntivo (da gennaio a marzo) e 9 mesi di preventivo (da aprile a dicembre). Questo strumento quindi consente di modificare le previsioni iniziali, cosa che non sarebbe possibile con il solo budget, ed adeguare le risorse programmate in considerazione delle sopravvenienze.

3. Gestione dei beni aziendali: il controllo

Passiamo ora all’ultima fase del sistema di gestione, ossia il controllo. In realtà, il controllo può essere inteso in diversi significati, tali da permettere di dire che tutto il sistema di gestione, programmazione e controllo è pervaso dal controllo. Infatti, con ciò si intende:

  • controllo antecedente, relativo alla fase di preventivo, ossia prima che sia avviato il piano aziendale;
  • controllo susseguente o consuntivo, in questo caso, invece, il controllo si estende all’attività aziendale posta in essere.

Il controllo può essere rivolto poi:

  • al passato con il quale si cerca di rimuovere eventuali disfunzioni che si sono già manifestate;
  • al futuro.

3.1. Come si effettua il controllo?

Passiamo, quindi, a spiegarti quali sono i mezzi tramite i quali effettuare l’attività di controllo.

Il primo strumento per il controllo è proprio la contabilità generale, nonostante la funzione principale di tale pratica non sia propriamente quella di controllo.

La contabilità generale fornisce le informazioni di carattere generale e globale sull’andamento dell’azienda. Uno dei suoi scopi è quello di individuare le operazioni di gestione intercorse tra l’azienda e i terzi. In tal modo si consente agli amministratori di procedere alla redazione del bilancio di esercizio.

Quest’ultimo assolve alla funzione di determinare periodicamente il reddito di esercizio e il capitale di funzionamento. Il reddito di esercizio è la quantità complessa che deriva dal bilanciamento delle componenti attive e passive del reddito, quindi ricavi e costi. Tale elemento serve a stabilire se, ove ci sia un contributo positivo, cioè un utile, o negativo, nel caso di perdita, se comunque è preservato l’equilibrio economico della gestione. Entrambe le quantità aziendali sopra analizzate dovrebbero essere determinate solo alla fine della vita aziendale.

Però se vuoi monitorare l’andamento della tua impresa, come in genere accade, potrai determinare dei periodi di gestione, al termine di ciascuno di essi procedere al calcolo.

Altro sistema di contabilità, finalizzata in questo caso al controllo, è la contabilità analitica. Questa è un complesso di scritture che riguarda:

  • la rilevazione consuntiva;
  • l’imputazione;
  • il raggruppamento;
  • l’analisi;
  • la dimostrazione;
  • il controllo dei costi e dei ricavi aziendali;
  • il calcolo di risultati economici particolari.

La contabilità analitica ha lo scopo di consentire un adeguato controllo sull’attività aziendale intrapresa, con l’intento di valutare le eventuali decisioni da prendere. Inoltre, consente di verificare l’efficienza aziendale, tramite il raffronto fra dati standard e dati consuntivi. In tal modo sarà, quindi, possibile programmare l’attività stessa.

4. Gestione dei beni aziendali: alcuni consigli di gestione

Fatta questa breve panoramica sulla attività di gestione, programmazione e controllo, sembra ora utile offrirti alcuni consigli utili, per facilitarti nell’attività di gestione del patrimonio aziendale.

4.1. I sistemi di analisi predittiva

I sistemi di analisi predittivi o data mining sono sistemi di analisi di grandi quantità dati, con contestuale estrazione di informazioni preziose. Permette di analizzare una serie di elementi relativi alla popolazione, in base ai quali potrai poi procedere ad assumere decisioni. Tale valutazione serve ad individuare gusti ed umori del pubblico a cui ti rivolgi. In genere a seguito di tale analisi si predispone una campagna pubblicitaria o promozionale in base ai risultati ottenuti.

Ad esempio, tramite questa analisi potrai verificare quali prodotti sono maggiormente richiesti dal pubblico, oppure gli effetti di una determinata mossa di marketing. In base a tali risultati dovrai determinarti nelle scelte di produzione e gestione.

Tramite l’analisi dei dati potrai anche rilevare alcune anomalie nella tua clientela e analizzare eventuali scenari futuri. Può accadere che in un certo periodo di riferimento la fascia di popolazione interessata al tuo servizio sia improvvisamente mutata. Dovrai a tal punto stabilire le cause del fenomeno, che potrebbero produrre ripercussioni negative sull’andamento dell’impresa.

4.2. Data warehouse

Il data mining è integrato e compiutamente realizzato per il tramite dei data warehouse, che in genere sono considerati in informatica come dei sistemi grazie ai quali analizzare i dati.

Un data warehouse analizza grandi quantità di dati da più fonti. Le sue capacità di analisi consentono alle organizzazioni di ricavare importanti informazioni per migliorare il processo decisionale. 

Gli elementi essenziali per garantire il funzionamento del sistema, sono i seguenti:

  • Un database per conservare, archiviare e gestire i dati;
  • Una soluzione di estrazione, caricamento e trasformazione (ELT) per preparare i dati all’analisi;
  • il ricorso a reporting e data mining;
  • metodi di analisi del cliente per visualizzare e presentare i dati agli utenti aziendali;
  • altre applicazioni analitiche, che servono a generare informazioni utilizzabili.

I data warehouse, quindi, sono dei sistemi che fanno ricorso agli strumenti sopra indicati per l’analisi dei dati, anche esterni all’azienda, ed orientare l’imprenditore nel prendere le decisioni gestionali.

5. Conclusioni

La gestione dei beni aziendali si inserisce sempre in una strategia più ampia di pianificazione e protezione del patrimonio aziendale, per cui di seguito ti forniamo un piccolo specchio rispetto agli istituti giuridici a cui puoi ricorrere per la protezione del patrimonio della tua azienda.

Invero, la questione è già stata, trattata in un precedente articolo, a cui rinviamo per ulteriori approfondimenti. Ivi, procederà ad un’elencazione breve, ma il più possibile esaustiva. Gli istituti, previsti dal legislatore e a cui puoi ricorrere, sono:

  • Il trust, figura di origine sovranazionale, con la quale si costituisce un patrimonio separato. Il titolare, in genere, affida ad un soggetto la gestione del patrimonio, per il perseguimento di finalità o scopi specifici, o a beneficio di altri;
  • contratto fiduciario è un negozio traslativo atipico, cioè è un negozio che comporta il trasferimento della proprietà, ma non ha la causa di scambio. La causa, infatti, risiede in un patto di fiducia che unisce due negozi giuridici. Tramite un atto si trasferisce un diritto o attribuisce una situazione giuridica ad un soggetto. Con l’altro nasce in capo a suddetto soggetto l’obbligazione di restituire il diritto, non necessariamente all’originario titolare;
  • Vincolo di destinazione, ai sensi dell’art. 2645 ter c.c., viene imposto su una massa patrimoniale, costituendo in sostanza un patrimonio separato, al fine di realizzare interessi meritevoli di tutela. In genere ha per oggetto beni immobili, azioni, quote. Viene escluso quindi il denaro.

Come avrai notato, la disciplina prevista in materia di gestione, pianificazione e protezione del patrimonio aziendale è decisamente complessa poiché occorre valutare molti elementi.

Proprio per questo motivo, al fine di proteggere e difendere al meglio il tuo Patrimonio, ti consiglio di completare il Modulo di contatto che trovi in questa pagina.

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